Cost Saving
La riunione è stata spostata all’ultimo momento, sarà necessario modificare il biglietto pagando un forte sovrapprezzo! L’hotel convenzionato non ha più camere disponibili a causa di un evento fieristico, sarà necessario prenotare un hotel non convenzionato, per giunta distante dal luogo di incontro: la trasferta costerà molto in più!
Eventi inattesi come questi, uniti alla mancata pianificazione anticipata dei viaggi sono i principali “nemici” da combattere nella gestione dei viaggi.
Esiste inoltre una sorta di conflitto tra l’interesse del viaggiatore per lavoro, in particolare il “frequent traveller”, e l’azienda. Il viaggiatore per affari, durante i suoi viaggi, chi più e chi meno, cerca di coniugare le sue esigenze di spostamento con qualche piccolo vantaggio personale, come accumulare bonus per voli o pernottamenti extra da sfruttare privatamente, prenotare hotel con servizi extra (wellness, posizione centrale etc.), noleggiare auto cercando di farsi assegnare l’ultimo modello.
D’altro canto invece l’azienda ha priorità diverse. Il principale problema nella gestione viaggi è quello di riuscire a coniugare l’ottimizzazione dei costi con il confort del viaggiatore, cercando di metterlo a suo agio per ben operare e poter dare il meglio durante la sua permanenza in trasferta ma anche quello di non sminuire la reputazione dell’azienda. In alcuni casi infatti le aziende, in particolare quelle con marchi più rinomati, oltre al confort del dipendente, sono anche attente a far si che i loro dipendenti utilizzino servizi di categoria più elevata, perchè anche questo fattore comunica la forza del brand aziendale.
La gestione dei viaggi di lavoro è oggi una delle aree, tra le spese generali, in cui soprattutto le aziende di medio-grandi dimensioni e di respiro internazionale, maggiormente si focalizzano per contenerne i costi ed ottimizzarne il processo.
Per fronteggiare tali costi molte aziende si sono affidate al nostro account manager. Quest'ultimo, talvolta insieme al travel manager dell'azienda cliente, deve saper conciliare risparmio e confort, sfidando anche l’impopolarità dei viaggiatori poiché fissa le regole da rispettare e decide ad es. la classe dell’aereo e del treno, la categoria dell’albergo (fissando i massimali di spesa giornalieri), o il segmento dell’auto a noleggio. Inoltre detiene i rapporti con l’agenzia di viaggio, fissa le regole per le prenotazioni da parte dei dipendenti per le singole categorie (es. voli / hotel mediante telefonata / mail all’agenzia, treni e noleggi personalmente su portali on line etc.) .
I trend
Da una parte le previsioni prevedono, a livello Europeo, aumenti delle tariffe aeree, degli hotel e del noleggio. A tali aumenti di base si aggiungono aumenti delle tasse aeroportuali, per fronteggiare costi di struttura, previsti per alcuni hub, come ad es. Fiumicino.
Operando con dovuti accorgimenti e con una serie di attività incrociate che coinvolgono tutta la catena (dalla compagnia aerea all’agenzia fino al singolo dipendente) è possibile ottenere risparmi notevoli risparmi.
I voli
Le tariffe aeree sono calcolate in base ai costi di trasporto, ai costi aeroportuali e seguono logiche commerciali, tenendo conto del mercato. Dove la concorrenza è più forte i prezzi sono più contenuti; dove, invece, le compagnie aeree operano di concerto, sulla base di accordi, i prezzi sono più alti.
Non esiste, quindi, un prezzo unitario per miglio percorso e quindi non c'è un rapporto preciso fra distanza e prezzo del trasporto.
Con le opportune tecniche di negoziazione e comprovate metodologie è possibile arrivare ad ottenere sconti che possono andare anche oltre il 60-70% rispetto alle tariffe base, le cosiddette “Full fare IATA”, (International Air Transport Association), organismo che trimestralmente fissa la tariffa standard (massimale) per ciascun itinerario e classe di servizio.
Hotel
A fronte di una leggera crescita dei prezzi prevista per gli hotel, l’opportunità per lìaccount manager sarà quella di negoziare, oltre alle tariffe, servizi e benefit addizionali come ad esempio:
- messa a disposizione di camere “last minute” a tariffa scontata
- possibilità di cancellazione tardiva senza penale o con penale ridotta
- disponibilità perpetua di camere durante tutti i giorni lavorativi dell’anno (incluso periodi di picco)
- wifi, colazione, parcheggio gratuiti
- pacchetti pranzo e/o cena scontati
Treni
L’ingresso di un nuovo concorrente in Italia sulle tratte ad Alta Velocità ha interrotto il monopolio del gestore di Stato. Anche se non si può parlare ad oggi di una vera liberalizzazione del settore ferroviario in Italia, dal momento che l'infrastruttura è gestita da Rfi, società del gruppo Ferrovie dello Stato, l’ingresso della concorrenza di NTV ha comunque portato alcuni vantaggi e miglioramenti sulle tratte ad Alta Velocità, che sono anche quelle utilizzate in prevalenza nei viaggi di affari.
L’effetto positivo si è avuto su una riduzione delle tariffe, o meglio, di un maggiore frazionamento del listino, ad esempio con l’introduzione delle tariffe low cost, per prenotazioni a lungo termine su biglietti non rimborsabili, ed una maggiore differenziazione di classi di servizio. Dall’altro lato ha anche migliorato i servizi, introducendo da parte di entrambi i gestori, servizi e classi aggiuntive rispetto alla vecchia ripartizione tra prima e seconda classe, ed un rinnovamento dei treni stessi.
Cost Saving
Matitone Travel Srl - P.IVA 01767330994